Guia da Calendarização de Avaliações
Como marcar avaliações, aprovar o calendário de um curso e geri-lo até chegar aos estudantes. Cada perfil tem a sua parte: leia a comum e depois a sua.
Entrar e primeiros passos
- Abra o endereço e carregue em Entrar com a conta institucional. Use o email e a senha de sempre do Microsoft 365 (@ipbeja.pt ou @upbeja.pt).
- Na primeira vez, a Microsoft pede autorização para a aplicação ler o seu nome e email. Não lê mais nada da conta. A conta na aplicação cria-se nesse momento; se já for coordenador, entra logo com esse perfil.
- No cimo da página escolha o ano lectivo e o semestre. 2025/26 fica só para consulta; as marcações fazem-se em 2026/27.
No menu com o seu nome há o Modo de teste: trabalha numa cópia dos dados, com tudo a funcionar, e nada do que fizer chega aos dados reais. Uma faixa às riscas lembra que está em teste. Para voltar, carregue em Sair do modo de teste. A cópia apaga-se ao sair, ou ao fim de uma hora sem uso.
As páginas Calendário, Lista e Calendários escolares estão abertas a todos. Os filtros (escola, curso, ano, época, docente…) são os mesmos em todas as páginas e mantêm-se quando muda de página.
O circuito de um calendário
Cada curso tem, em cada semestre, um calendário de avaliações. Esse calendário passa por três estados, sempre por esta ordem:
Os docentes marcam as avaliações. O coordenador acompanha o relatório.
Corresponde à aprovação pela comissão de curso. Ninguém marca nem altera. Segue para o CP.
Fica definitivo. Geram-se os PDFs para os estudantes.
Só o administrador reabre um calendário trancado ou aprovado: ou o corrige ele próprio (fica a indicação «corrigido pelo administrador» com a data), ou o devolve ao coordenador com um comentário, e o calendário volta a «em preparação».
Os calendários continuam a ser aprovados pelas comissões de curso da forma habitual. O coordenador envia o calendário aprovado ao administrador, no formato em que o tiver (PDF, Excel, Word…): não precisa de usar nenhum modelo. O administrador carrega-o na aplicação: entra já trancado e aparece na fila do Conselho Pedagógico.
Por isso, durante o piloto, os docentes marcam avaliações só no modo de teste: experimentam a aplicação com as regras de sempre, sem mexer nos dados reais. Nos dados reais, só o administrador e o coordenador do curso marcam avaliações. A partir do 2.º semestre, as marcações abrem-se a todos os docentes.
Quem faz o quê
| Acção | Docente | Coordenador | Administrador |
|---|---|---|---|
| Ver o calendário, a lista e exportar para Excel ou PDF | sim | sim | sim |
| Marcar avaliações no modo de teste | sim | sim | sim |
| Marcar avaliações nos dados reais (calendário em preparação) | no piloto, não | nos seus cursos | sim |
| Autorizar uma coincidência de hora, com justificação | não | nos seus cursos | sim |
| Ver o relatório do calendário e trancá-lo | não | nos seus cursos | sim |
| Alterar ou apagar uma avaliação já marcada (calendário em preparação) | pede ao coordenador | nos seus cursos | sim |
| Aprovar (CP), corrigir, devolver, importar calendários | não | não | sim |
| Coordenadores, utilizadores, listas de UCs e salas, calendários escolares | não | não | sim |
Marcar as suas avaliações
Marque as avaliações no modo de teste (menu com o seu nome → Entrar no modo de teste). Fora dele, o formulário e o calendário avisam que, no piloto, só o administrador e o coordenador do curso marcam nos dados reais, com uma ligação para entrar no modo de teste. Tudo o que se descreve a seguir funciona igual no modo de teste.
No calendário (a forma mais rápida)
- Abra Calendário e escolha o curso e o ano nos filtros. O calendário pinta as épocas desse curso e ano: distribuída, normal, recurso e especial.
- Na vista Mês, clique no dia. Na vista Semana, arraste sobre as horas livres: a duração fica logo definida.
- Abre-se o formulário já com o curso, o ano, a data, a hora e a época. Complete a UC, o tipo, a sala e os seus dados, e carregue em Submeter Avaliação.
No formulário
Em Formulário preenche tudo à mão: escola, curso, ano, UC, época, tipo, data, hora e duração, sala, nome e email. Alguns pormenores:
- A UC e a sala escolhem-se das listas oficiais dos Serviços Académicos. Uma avaliação pode ocupar várias salas.
- Horário a combinar serve para avaliações marcadas para o dia mas sem hora fechada (por exemplo, discussões em grupo).
- O botão Guardar junto ao seu nome e email memoriza-os neste computador, para não os escrever de cada vez.
O que a aplicação verifica
A data tem de caber no calendário escolar desse curso e ano: épocas, pausas lectivas e feriados (incluindo o municipal de Beja). Se não cumprir, a aplicação recusa e diz porquê. Depois verifica as outras avaliações do mesmo curso:
| Situação | Resultado |
|---|---|
| Mesmo ano, mesmo dia, horas que se sobrepõem (conta com a duração) | não deixa marcar salvo excepção justificada pelo coordenador |
| Optativas do mesmo grupo à mesma hora (o estudante só frequenta uma) | aceita |
| Mesmo ano, mesmo dia, horas diferentes | aceita com aviso |
| Anos diferentes à mesma hora | aceita com aviso |
Depois de submeter
- A avaliação aparece logo no calendário e na lista, para todos.
- Para alterar ou apagar uma avaliação, peça ao coordenador do curso (ou ao administrador).
- Quando o calendário do curso está trancado ou aprovado, já não se marca nada nesse curso. O formulário e o calendário dizem-no.
Acompanhar e trancar o calendário do curso
Além de tudo o que um docente faz, o coordenador tem a página Coordenação. Quem coordena mais do que um curso escolhe-o no selector no cimo da página; cada curso tem o seu calendário e o seu estado.
O relatório do calendário
Mostra o estado do calendário, a lista das avaliações e as incompatibilidades:
- 🔴 a resolver: coincidências de hora no mesmo ano, ou datas fora de época.
- 🟡 avisos: situações a confirmar, como duas avaliações do mesmo ano no mesmo dia.
Clicar num aviso leva à avaliação em causa, destacada na tabela.
Marcar, alterar e apagar avaliações
Nos cursos que coordena, o coordenador marca avaliações também nos dados reais (no piloto, os outros docentes só no modo de teste). Enquanto o calendário estiver em preparação, a tabela da página Coordenação tem, em cada avaliação, os botões para a alterar (data, hora, sala, época, observações) e para a apagar. Depois de trancado, só o administrador o faz.
Autorizar uma coincidência
Quando duas avaliações do mesmo ano se sobrepõem mas não há problema (por exemplo, nenhum estudante está inscrito nas duas), o coordenador pode marcar a segunda escrevendo a justificação da excepção, que aparece no formulário nesse caso. A justificação fica registada e a coincidência deixa de contar como problema.
Trancar
- Confirme que o calendário está completo e que o relatório não tem nada por resolver.
- Carregue em Trancar o calendário. Equivale à aprovação pela comissão de curso.
- O calendário segue para o Conselho Pedagógico. A partir daqui ninguém marca nem altera avaliações nesse curso.
Peça a correcção ao administrador: ele corrige e o calendário mantém o estado, com a indicação «corrigido pelo administrador». Se o CP devolver o calendário, volta a «em preparação» e o comentário do CP aparece no cimo da página Coordenação.
Depois da aprovação do CP
Na página Coordenação aparecem os botões dos PDFs para os estudantes: um por ano, ou todos de uma vez. Os PDFs têm datas, horas, UCs, tipos, salas e observações, sem nomes nem emails de docentes.
Gerir calendários, pessoas e listas
O administrador tem mais duas páginas: Aprovação CP e Administração.
Aprovação CP
Os calendários trancados à espera de aprovação, cada um com um semáforo (🟢 sem avisos, 🟡 com avisos, 🔴 a resolver). Ao abrir um vê o relatório completo. Pode:
- Aprovar, registando a data da reunião ou o número da deliberação;
- Devolver ao coordenador, com um comentário que ele vê. O calendário volta a «em preparação» e terá de ser trancado e aprovado de novo.
Calendários dos cursos
Na Administração, a tabela mostra todos os cursos com o número de avaliações, de ficheiros guardados e o estado. Filtra-se por escola e por estado. O botão Gerir de cada curso abre uma janela com:
- Estado e acções: trancar, aprovar, abrir para correcção, fechar a correcção, devolver. Só aparecem as acções possíveis no estado actual.
- Coordenador do curso: definir ou trocar, pelo email institucional. Se a pessoa ainda não tiver conta, cria-se.
- Ficheiros enviados pelo coordenador e Importar avaliações: explicados abaixo.
- Histórico: todas as mudanças de estado, com data, autor e nota.
Ficheiros e importação: para que servem
As duas partes servem para os calendários que chegam já aprovados pela comissão de curso, fora da aplicação (é o caso do piloto). Fazem coisas diferentes:
Ficheiros enviados pelo coordenador
Guarda o ficheiro tal como o coordenador o enviou (PDF, Excel, Word…), com uma nota opcional, por exemplo «aprovado na comissão de 01/10».
Não cria nem altera avaliações. Serve de registo: fica ligado ao curso e ao semestre, e o administrador e o coordenador podem descarregá-lo depois.
Importar avaliações
Lê uma folha Excel ou CSV no formato do modelo (botão Descarregar o modelo), com uma linha por avaliação: Ano, UC, Época, Tipo, Data, Hora, Sala, Docente, Email, Observações. Só Ano, UC e Data são obrigatórias.
O modelo é só o formato que a importação lê: os coordenadores não o usam. Quem converte o calendário original para o modelo é quem administra a importação.
Pré-visualizar mostra, linha a linha, erros e avisos antes de gravar. Escolhe-se acrescentar às avaliações que já existem ou substituir todas as do curso e semestre. Ao importar, o calendário fica trancado e entra na fila do CP.
O percurso habitual no piloto:
- O coordenador envia o calendário aprovado pela comissão, no formato que tiver.
- Em Gerir, guarde o ficheiro original em «Ficheiros enviados pelo coordenador».
- O calendário original é convertido para a folha do modelo, com as datas conferidas com o calendário escolar do curso. No piloto, esta conversão é feita pelo Luís Luz: envie-lhe o ficheiro original e recebe a folha pronta a importar.
- Em «Importar avaliações», escolha a folha, pré-visualize, corrija o que for preciso e importe.
- O calendário fica trancado e aparece na Aprovação CP, pronto a aprovar.
Para importar num calendário já trancado ou aprovado, abra-o primeiro para correcção.
Coordenadores
O botão Coordenadores, por cima da tabela dos cursos, trata de todos de uma vez: descarregue a lista actual, preencha o email institucional do coordenador de cada curso, carregue-a, verifique e aplique. Linhas sem email ficam como estão. Cada curso tem um coordenador; uma pessoa pode coordenar vários cursos. Também se pode marcar os cursos de uma pessoa na sua ficha, em Utilizadores.
PDFs para os estudantes
O botão PDFs para os estudantes gera um PDF por curso e ano para todos os calendários aprovados (da escola escolhida, se houver uma).
Listas oficiais de UCs e salas
Quando os Serviços Académicos enviarem listas novas, carregam-se aqui: as UCs por curso (o Excel dos Serviços Académicos) e as salas (a lista completa). Nada muda antes de Verificar e Aplicar, e a última lista pode desfazer-se.
Calendários escolares
Na página Calendários escolares, o administrador tem o botão Editar para mudar épocas, pausas e feriados de cada calendário. As mudanças aplicam-se logo às verificações de datas.
Utilizadores e avaliações
- Utilizadores: as contas dos docentes criam-se sozinhas na primeira entrada com a conta institucional. Aqui pode editar o perfil (docente ou administrador), os cursos que a pessoa coordena, desactivar ou apagar contas.
- Avaliações: a tabela no fim da Administração, com os mesmos filtros das outras páginas, serve para editar ou apagar uma avaliação a pedido de um docente ou coordenador.
Dúvidas frequentes
A aplicação recusou a minha data. Porquê?
A mensagem diz o motivo: fora da época desse curso e ano, numa pausa lectiva, num feriado, ou sobreposta a outra avaliação do mesmo ano. Os períodos de cada época estão no fundo do formulário e na página Calendários escolares.
Enganei-me numa avaliação.
Peça ao coordenador do curso (ou ao administrador) para a corrigir ou apagar.
Aparece a mensagem «Durante o piloto, as avaliações marcam-se no modo de teste».
Neste semestre, os docentes experimentam a aplicação no modo de teste. Carregue em Entrar no modo de teste, na própria mensagem ou no menu com o seu nome.
Não consigo marcar num curso.
O calendário desse curso já foi trancado ou aprovado. Fale com o coordenador do curso.
Sou coordenador mas não vejo a página Coordenação.
O administrador ainda não o definiu como coordenador, ou entrou com um email diferente do que lhe foi associado. Peça-lhe para confirmar.
Quero experimentar sem estragar nada.
Use o modo de teste, no menu com o seu nome.